E-book: Checklist Begrijpelijke tekst

Castecom & turquoise
Brief geschreven?
Nog éffe checken.

Aan de hand van dit handige e-book, natuurlijk!

E-book: Gemakkelijk begrijpelijke tekst schrijven voor brieven en e-mails


De inhoud van het E-book:

– De taalniveaus

– De schrijfstijl

– De structuur


De taalniveaus


Wat zijn taalniveaus eigenlijk?
Het Europees Referentiekader

De taalniveaus zijn een soort meetlat, waarmee je het taalniveau van mensen kunt meten. De regels per niveau zijn eigenlijk examencriteria, voor mensen die de taal als tweede taal leren.

De Raad van Europa heeft voor elke taal in Europa taalniveaus ontwikkeld. Ze heten daarom ook wel de ‘Taalniveaus volgens het Europees Referentiekader’.

Taalniveaus volgens het Europees Referentiekader, vastgesteld door de 
Raad van Europa.


Waarom schrijven op taalniveau B1?

1: De meeste mensen begrijpen tekst die je op B1-niveau schrijft.

Momenteel schrijft de Nederlandse overheid voornamelijk op C1-niveau. B2’ers kunnen dat ook wel lezen, als ze wat moeite doen. Maar voor B1-, A1- en A2’ers is C1-niveau echt onbegrijpelijk. Dat geldt dus voor ongeveer 60% van onze landgenoten!

Een B1-tekst is begrijpelijk voor iedereen met een taalniveau van B1 en hoger. Dat is 70% van onze landgenoten. En met een beetje moeite komen
A2’ers er ook wel uit. Dat is nog eens 15%. Dus met een tekst op taalniveau B1 kan zo’n 95% van onze landgenoten wél overweg!

Mensen lezen steeds meer en steeds sneller

2: Mensen lezen steeds meer en sneller.

Minder van papier, dat wel. Maar meer informatie in steeds kortere tijd.

Beslissen in een milliseconde of ze doorlezen of niet. Wil je dus dat je tekst gelezen wordt, dan moet die, behalve prikkelend, snel en makkelijk te interpreteren zijn.

3: De overheid wil het.

De overheid wil dat iedereen kan meedoen, dat alle openbare voorzieningen voor alle burgers toegankelijk zijn. Ook de digitale. Hiervoor is een lijst met richtlijnen gemaakt en daarop staat ook tekst op B1-niveau.



Taalniveau B1 in het kort

  • Simpele, concrete woorden
  • Korte zinnen
  • Beginnen met de conclusie, daarna uitleggen
  • Actieve schrijfstijl
  • Korte alinea’s
  • Tussenkoppen
  • Je lezer centraal
  • Een pakkende inleiding
  • Schrappen wat weg kan


De schrijfstijl


Zet je lezer centraal. Heb je gegarandeerd zijn aandacht. En goodwill!

  • Persoonlijk aanspreken = persoonlijke aandacht!(Vinden we allemaal prettig)
  • Geeft het gevoel dat het óver hemzélf gaat. (Boeiender bestaat (bijna) niet 😉)

Gebruik daarom ‘u’ als onderwerp van je zinnen.

  • Dus niet: Ik heb uw brief ontvangen.
  • Maar wel: U stuurde mij een brief.
  • Dus niet: Ik verstuur de stukken na ontvangst van de kopieerkosten.
  • Maar wel: Zodra u de kopieerkosten heeft betaald, ontvangt u de stukken.

Is ‘u’ niet mogelijk? Kies dan voor ‘ik’ of ‘wij’.

  • ik = de schrijver
  • wij = de organisatie
  • Ik en wij kunnen naast elkaar in één brief. Zelfs samen in één zin:
    ‘Dan laat ik u weten wat wij hebben besloten.’
  • Gebruik ‘wij’ als je brief door meer dan 1 schrijver wordt ondertekend.


Simpele woorden: voor iedereen begrijpelijk

  • Gebruik verzorgde spreektaal.
    • Telefoontaal
    • Zoals je tegen je overbuurvrouw van 87 praat. Of je buurjongen van 14.
  • Is je woord een B1-woord? Check de websites hieronder:
    • ishetb1.nl
    • zoekeenvoudigewoorden.nl
    • Of check (een stuk) tekst in: accessibility.nl/kennisbank/tools/leesniveau-tool
  • Niet B1? Zoek dan een B1-synoniem:
    • ishetb1.nl
    • synoniemen.net
    • tekstnet.nl/ambtelijkwoordenboek/
    • juridischwoordenboek.nl
  • Of leg het woord uit:
    • ‘Op 4 juli eindigt de beslistermijn. Dat betekent dat u uiterlijk 4 juli antwoord van ons krijgt.’
  • Vermijd ouderwetse woorden
    • thans (nu, tegenwoordig),
    • derhalve (dus, daarom),
    • gaarne (graag),
    • dienen (moeten)…
  • Vermijd jargon
    • dagtekening (datum),
    • beslag krijgen (gebeuren),
    • stukken (papieren, documenten)
  • Vermijd afkortingen
    • C.q (en, of),
    • a.s. (komende),
    • m.b.t. (over)
  • Vermijd woordspelingen
    • Knoop doorhakken (beslissen, besluiten)
    • Een steentje bijdragen (helpen, ondersteunen)
    • In de regel (meestal, normaal gesproken)


Korte zinnen: snel te lezen!

1. Hak lange zinnen in korte stukjes – gemiddeld 10 woorden

  • Deze zin, bijvoorbeeld:
    • “Zodra aannemelijk is dat de activiteit(en) waarvoor de subsidie is verstrekt, niet of niet geheel zullen worden verricht of dat niet geheel aan de verplichtingen zal worden voldaan, bent u gehouden om onmiddellijk melding te doen aan mij
  • Wordt dan deze alinea:
    • “U krijgt de subsidie voor […]. Gaat dit niet of niet helemaal door? Of voldoet u niet aan de verplichtingen? Laat mij dat dan meteen weten.”

– Hoe krijg je dat voor elkaar?
Dat gaat zo:

  • Zodra aannemelijk is
  • dat de activiteit(en) waarvoor de subsidie is verstrekt
    • U krijgt de subsidie voor [doel].
  • niet of niet geheel zullen worden verricht
    • Gaat dit niet of niet helemaal door?
  • of dat niet geheel aan de verplichtingen zal worden voldaan
    • Of voldoet u niet aan de verplichtingen?
  • bent u gehouden om onmiddellijk melding te doen aan mij.
    • Laat mij dat dan meteen weten.

2. Vermijd “tangzinnen”
Dit is een zin met een “tang”:
De directie maakte, na een emotioneel overleg met de ondernemingsraad, waarbij de gemoederen hoog opliepen, de reorganisatie bekend.

– Maar zonder tang kan ie ook:
De directie maakte de reorganisatie bekend. Maar pas ná een uitputtend overleg waarbij de gemoederen hoog opliepen.

3. Hulpwerkwoorden weghalen
Er zal overleg moeten worden gevoerd over …
Kan ook zo: Wij moeten overleggen over …

4. Gebruik bullets bij opsommingen
Zoals in deze zin:
“Het college biedt de voorziening beschut werk aan aan een persoon van wie is vastgesteld dat deze alleen in een beschutte omgeving onder aangepaste omstandigheden mogelijkheden tot arbeidsparticipatie heeft en deze persoon een uitkering ontvangt op grond van de Werkloosheidswet, de Wet inkomensvoorziening oudere werklozen, de Ziektewet, of recht heeft op arbeidsondersteuning als bedoeld in artikel 2:15 van de Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten.”

Met bullets (opsomming) wordt ie ‘n stuk overzichtelijker:
“Wanneer krijgt u beschut werk van de gemeente?

  • Als u een aangepaste omgeving nodig heeft om te kunnen werken;
  • Of als u een uitkering heeft volgens
    • de Ziektewet;
    • de Werkloosheidswet;
    • of de Wet inkomensvoorziening oudere werklozen;
  • Of als u recht heeft op hulp bij uw werk, volgens de Wet arbeidsongeschiktheidsvoorziening jonggehandicapten.”


Schrijf actief! Passief = duivels oorkussen

Actief is

  • duidelijker, omdat je het voor je ziet.
  • levendiger, omdat er vaker mensen in voorkomen.
  • prettiger, omdat ze concreter zijn.

Van passief naar actief, hoe doe je dat?

1. Lees je tekst over en zoek de passieve zinnen.
Dus die met de werkwoorden ‘worden’ en ‘zijn’.

  • Een cadeau wordt wel gegeven.
  • Een propje is naar de lerares gegooid.

2. Stel de vraag: “Door wie dan?”

  • Door wie wordt wel een cadeau gegeven? Door mij!
  • Door wie is er een propje naar de lerares gegooid? Door Frank!

— Soms staat het antwoord al in de zin, met het woordje ‘door’:

  • Door mij wordt wel een cadeau gegeven.
  • Er is door Frank een propje naar de lerares gegooid.

3. Herschrijf de zin, maar nu actief.
Zeg concreet wie wat doet:

  • Ik geef wel een cadeau.
  • Frank gooide een propje naar de lerares.

Let op: ‘Hij wordt bakker’ is géén passieve zin!

Meer voorbeelden:

Wel: Het college moet de vragen beantwoorden.
Niet: De vragen moeten door het college beantwoord worden.

Niet: Het besluit kan dan samen met u worden doorgenomen.
Wel: Dan kunnen wij het besluit samen met u doornemen.

Niet: Dan is het instellen van een klankbordgroep aan te bevelen.
Wel: Dan kunnen we beter een klankbordgroep instellen.

Niet: Tegen het besluit kan door belanghebbenden, waaronder uzelf, bezwaar worden gemaakt.
Wel: Betrokkenen kunnen bezwaar maken tegen het besluit. Dat geldt ook voor uzelf.



Nog actiever! (word je nog steeds niet moe van.. )

1. Kies zoveel mogelijk werkwoorden, waarbij je iets ‘ziet’ gebeuren:
lopen, geven, opruimen, gooien, etc.
En zo min mogelijk abstracte werkwoorden:
worden, zijn, zullen, …

2. Schrijf concreet. Dat houdt de vaart in je verhaal.
Niet:Hij zal dat voor jou gaan doen.’
Wel: ‘Hij doet dat voor jou.’

3. Zo min mogelijk hulpwerkwoorden
Niet: ‘We hadden willen gaan fietsen’
Wel: ‘We wilden fietsen.’

4. Gebruik liever de werkwoorden
Niet: ‘Ter voorkoming van een verlaging van uw uitkering dient u uw gegevens te hebben ingeleverd.’
Wel: ‘Lever uw gegevens in. Dan voorkomt u dat de gemeente uw uitkering verlaagt.…’

5. Schrijf positief. Vermijd woorden als niet, nooit, geen etc.
Niet
: ‘Ik kan uw aanvraag niet behandelen, omdat ik uw gegevens niet heb.
Maar: ‘Als u uw gegevens stuurt, kan ik uw aanvraag snel behandelen.



De structuur


Je boodschappenlijstje: alle informatie die écht in je brief moet

Compleet, maar niet teveel.

1. Vraag: “Wat is de kernboodschap van deze brief?”

  • Dus wat is het doel van je tekst? Wat moet je lezer per se weten en doen na het lezen van je brief?
  • De conclusie van je brief is vaak de kernboodschap.
  • Wie, wat, waar en wanneer.

2. Vraag: “Wat wil of moet ik daar nog bij vertellen? Of uitleggen?”

  • Bijvoorbeeld van de wet
  • Is het écht nodig dat je lezer dit weet? Zo niet: schrappen.
  • Wie, wat, waar, waarom en hoe.

3. Vraag: “Hoe kan ik mijn lezer nog helpen?

  • Welke vragen heeft je lezer misschien nog?
  • Kan je lezer ergens anders terecht? Zijn er alternatieven?
  • Adressen, telefoonnummers.

4. Geef concrete informatie.

  • Liever een datum dan bijvoorbeeld ‘binnen zes weken’.
    • Dus liever zo: ‘uiterlijk 15 november 2019’ in plaats van ‘binnen zes weken’.
    • Of zo: ‘…binnen zes weken. Dat is uiterlijk 15 november 2019’.

5. Bepaal het onderwerp van je brief. Gezien en te begrijpen door je lezer!
Niet: Wmo, besluit: toekenning PGB overige voorzieningen
Wel: Uw aanvraag voor een @voorziening_invullen@

6. Let op!  Zet wetten en verordeningen niet ín de brieftekst!

  • Zet ze wél aan het einde van de brief
  • Puntsgewijs onder elkaar, met bullets.
  • Onder een eigen kop, bijvoorbeeld: Wettelijke basis voor dit besluit


De Inleiding: je lezer meteen geboeid

Gebruik ‘u’ als onderwerp!

Drie stappen voor de inleiding:

Stap 1

  • Was er contact met je lezer? Benoem het contact:
    • Vorige week stuurde u ons een brief.
  • Was er (nog) geen contact? Benoem dan waar je de lezer van ‘kent’:
    • U parkeert uw bedrijfsauto’s langs de IJssel.

Stap 2

  • Was er contact met je lezer? Benoem het onderwerp waar het contact over ging:
    • Vorige week stuurde u ons een brief. Daarin laat u weten dat er een stoeptegel los ligt op het fietspad langs…
  • Was er (nog) geen contact? Benoem dan wat er aan de hand is:
    • U parkeert uw bedrijfsauto’s langs de IJssel. Daar hebben wij klachten over gekregen..

Stap 3

  • Benoem het doel van je brief. In één zin wat er in de rest van je brief staat:
    • Vorige week stuurde u ons een brief. Daarin laat u weten dat er een putdeksel los ligt op het fietspad langs… In deze brief leest u wat wij eraan gaan doen.
    • U parkeert uw bedrijfsauto’s langs de IJssel. Daar hebben wij klachten over gekregen. Graag doen wij u een voorstel om dit op te lossen.


Piramidaal schrijven. Val met de deur in huis: de kern eerst. Bam!

1. Bepaal de kernboodschap van je brief.

  • Dus het doel van je tekst.
  • Wat moet je lezer per se weten en doen, na het lezen van je bericht?
  • Vaak is de conclusie van je uitleg de kernboodschap. De laatst mogelijke ‘dus…’.

2. Zet de kernboodschap meteen in de eerste alinea de inleiding

  • In de eerste zin(nen) onder de eerste kop
  • Geef daarna pas de argumenten.
  • Zoveel mogelijk van belangrijk naar minder belangrijk.

3. Zijn punt 1 en 2 niet mogelijk? Of écht niet handig? (Dat kan soms)

  • Zet de kernboodschap dan wel zoveel mogelijk aan het begin.

4. Begin ook elke alinea met de hoofdboodschap van de alinea.

5. En ook in elke zin zet je het belangrijkste deel zoveel mogelijk vooraan.



Alinea’s en tussenkoppen: open en overzichtelijk

1. Verdeel je tekst in logische alinea’s

  • Zorg dat elke alinea over één onderwerp gaat.
  • Begin zoveel mogelijk elke alinea met de hoofdboodschap.
  • Maak alinea’s niet langer dan 6 regels.
  • Heb je meer regels nodig? Voeg dan een witregel in.

2. Geef elke alinea een tussenkop

  • Koppensnellen: In 1 scan de essentie van je tekst duidelijk.
  • In 1 blik de essentie van een alinea bekend.
  • Let op:de inleiding krijgt geen kop!

3. Een goede kop

  • is vet
  • dekt de lading van de alinea– voor je lezer!
  • is maximaal 8 woorden lang
  • is concreet – voor je lezer!
    • Niet de kop: Betalen
    • Wel: Hoe kunt u betalen?, of Wat moet u betalen?.
    • Niet de kop: ‘Vragen’
    • Wel: ‘Heeft u vragen?
  • vormt met de andere koppen een globale samenvatting van je brief

Bijvoorbeeld zo:

Minder werken = meer vrije tijd
Sed quia consequuntur magni dolores. Sed ut perspiciatis unde omnis iste natus error sit voluptatem accusantium doloremque laudantium …

Je regelt het in 3 stappen
Neque porro quisquam est, qui dolorem ipsum quia dolor sit amet, consectetur, adipisci velit, sed quia non numquam …

Genieten maar!
At vero eos et accusamus et iusto odio dignissimos ducimus qui blanditiis praesentium voluptatum deleniti atque …



Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *