Vervelende brieven… hoe voorkom je het grrr-effect? (tenminste een beetje)

 

Closeup of a young angry business man having a stress. Headache. Against gray background

Brieven in witte belastingenveloppen gaan over toeslag. Een tijdje geleden kreeg ik er zo één. En tsja, ik moet terugbetalen 🙁
Vandaag pak ik hem om dat even te regelen. Ik richt me gedwee op nummers, jaartallen, bedragen en voorwaarden, zucht…  Nog meer voorwaarden, dreigementen (wát!).   Onderaan de brief nog een bedrag.
En oh, op de achterkant nog meer tekst.
Pfff, wat een brij van informatie!

Het grrr-gevoel
Oké, ik moet dus € 81,- per maand betalen.
Voor welke datum moet dat betaald zijn, waar staat dat ook al weer? In die tabel aan het begin? Ik lees jaartallen en eindeloze beschikkingsgetallen.
Geen betaaldatum.
Eigenlijk niks wat ik nu nodig heb.

Verderop staat nog een tabel. Ik zie: “€ 81,- per maand (dat wist ik al), betaalkenmerk, … ”  Wéér geen datum! Waar staat die rotdatum nou?  Ik onderdruk een beginnend grrr-gevoel. Maar even bellen? Hm, eerst nog maar eens lezen.

Ah, daar staat ie, de datum. Midden tussen de tekst.

Maak je brieven helder!
Eén korte scan over een brief en zien waar dát staat wat je zoekt – Hoe fijn is dat! Niet dat ik dan ineens blijmoedig mijn geld naar de belastingdienst terugsluis, maar toch. Als ik vanwege zo’n brief in de actiemodus moet, helpt het zo als ik er niet steeds in verdwaal. Maar hoe krijg je dat voor elkaar?

Een paar tips:

Eerst natuurlijk een heldere inleiding
In de inleiding vertel je waar het over gaat. Dat kan kort. Je vertelt eigenlijk alleen op welke geschiedenis je reageert met je brief. Zo van: “Weet u nog? Toen en toen kreeg u dat en dat. En dat was teveel, dus dat moet u aan ons terugbetalen. En in deze brief leest u hoe wij willen dat u dat betaalt. En ook wat er met u gebeurt als u zich te lapzwanserig toont.”
Klaar.
Geen nieuwe informatie (of tabellen) hier!

En dan de brief zelf, geordend onder koppen!
Tja, tussenkoppen. Een opener deur bestaat nauwelijks. Maar in mijn brief van de belastingdienst staan ze niet.
Tussenkopjes zijn als stickertjes op de laden in een archiefkastje. Daarachter kan ik de getallenreeksen, betaalgegevens én desnoods dreigementen die ik nodig heb gemakkelijk terugvinden. Desgewenst besluit ik dan om de regels onder een kop als: ”U mag altijd méér betalen!” over te slaan. Handig toch?

Begin een alinea met het belangrijkste voor de lezer!
En vervolgens leg je die kernboodschap uit.
Misschien líjkt het logischer om eerst je verhaal te vertellen, met tot slot de conclusie, de clou, de ‘dus’.  Maar, dikke kans dat ik, als ik lees over banken die soms traag werken, zomaar denk: “Bóéiend, ik gebruik internet…,” en vervolgens de regels eronder oversla.

Maar! Dan mis ik, dat ík mooi wel hét doelwit van de bedreigingen ben als mijn betaling te laat is. Of dat nou door die bank komt of niet. Terwijl dát nota bene de grote ‘dus’ van die hele alinea is!
Dus liever begin je de alinea daarmee: met de ‘dus’. Best mogelijk trouwens dat ik dan toch, nieuwsgierig geworden, verder lees. Maar zo niet, dan heb ik die ‘dus’ al binnen.

Korte zinnen met simpele bewoordingen
Ik vind gelukkig geen uitgebreid en bloemrijk proza in mijn terugvorderingsbeschikking, ongeduldig als ik ben om dit klusje af te werken. Maar het zou evengoed fijner zijn, als mij na één keer (nou vooruit, twee keer) lezen van de passages (of de hele brief) al enigszins duidelijk was, wat men bedoelt met termen als ‘éénmalig uit te betalen bedragen toeslagen’ versus ‘nieuw toe te kennen toeslagen (voorschotten)’.

Mee eens, dat is een uitdaging! Én dan vind ik het nog steeds niet leuker. Maar zeker wel makkelijker. En dát scheelt ze daar bij de belastingdienst beslist een hoop klachtbehandelingen, herhaalbrieven en onnodige telefoontjes.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *